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Vorbereitung
Botschaft
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Die Botschaft ist der in einem Satz zusammengefasste Inhalt unserer Geschäftspräsentation. Es erscheint vielfach unmöglich zu sein, den Informationsgehalt einer einstündigen Präsentation mit 50 Schaubildern, zwei Kurzvideos und drei Exponaten in einen Satz zu komprimieren. Wenn uns das aber nicht gelingt, fehlt der Fokus unserer Präsentation oder unsere Argumentation ist nicht schlüssig. Nachfolgend werden einige Gedanken zur Botschaft von Controlling- und von Vertriebspräsentationen zusammen gefasst. |
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Botschaften von Controllingpräsentationen könnten beispielsweise lauten: "Wir sollten ab Januar die Testinstallation von System X abgeschlossen haben", "Die bis Dezember geplante Zusammenlegung der drei Inlandsproduktionstätten wird unsere Produktionskosten um Y Prozent senken" oder "Die budgetierte zehnprozentige Ergebnissteigerung kann aufgrund einmaliger negativer Einflüsse voraussichtlich nicht erreicht werden". Keine Botschaften in diesem Sinne sind dagegen Präsentationstitel wie "Monatsbericht Q2 2007" oder "Abschlussbericht Projekt B".
Statt des Abhaltens von Präsentationen zum monatlichen oder quartalsweisen Geschäftsverlauf kann die Verteilung professionell ausgearbeiteter schriftlicher Berichte zweckmässiger sein, und wir könnten die Präsentationszeit für die zielgerichtete Diskussion dieser Berichte verwenden. Die Aneinanderreihung von 80 Schaubilder zu allen Aspekten des Geschäftes von der Liquiditätssituation über die Ergebnisse und die Personalentwicklung bis hin zu Markt und Wettbewerb hat meistens keinen Fokus. Dies wird bei der Einladung zu unserer Präsentation deutlich, die oft vage mit "Information über den Geschäftsverlauf 2009", "Managementbericht Q3" oder "Präsentation der Quartalszahlen" umschrieben wird. Derartige Präsentationen, die besser als Lesungen bezeichnet werden sollten, sind für die Zuhörer insbesondere dann langweilig, wenn die präsentierten Schaubilder bereits zwei Tage im Voraus ausgehändigt wurden.
Die Botschaft unserer Präsentation muss im Zusammenhang mit ihrem Ziel und ihrem Thema gesehen werden. Unser (persönliches) Ziel als Vortragender wurde bereits weiter oben erörtert. Das Thema oder die Überschrift unserer Präsentation besteht aus einem Wort oder mehreren Wörtern wie "Managementbericht Q3", "Einführung IAS" oder "Risikomanagement". Dieses Thema dient als Identifikations-begriff, als Referenzierung bei der Einladung oder beim späteren Protokoll. Aber weder Thema noch Ziel ersetzen die Botschaft unserer Präsentation. Die Botschaft einer Präsentation ist nichts anderes als die Antwort auf eine die Zuhörer interessierende Frage. Selbstverständlich können wir unseren Zuhörern keine Botschaft (gleich Antwort) vermitteln, wenn wir die sie interessierende Frage nicht kennen. |
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