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Dies ist die von Holger Gerths erstellte FAQ-Liste zu den beiden Themengruppen A Excel-Diagramme und B allgemeine Excel-Funktionen. Sie ist aus den am häufigsten an ihn gestellten Fragen in Seminaren und in Hotline-Mails und -Telefonaten entstanden.
Die einzelnen Hinweise sind in diese beiden Gruppen gegliedert und durchgezählt. Für die gezielte Suche benutzen Sie am besten die Suchfunktion ganz oben rechts.
Wir bieten wir einen kostenpflichtigen Hotline-Service zu Excel-Fragen an. Jede angefangen halbe Stunde wird mit EUR 100 berechnet. Für frühere SeminarteilnehmerInnen ist die erste halbe Stunde kostenfrei.
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A EXCEL-DIAGRAMME
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Neuer 2007-Kamera-Workaround - siehe FAQ A 023 |
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A 001 Säulenbeschriftung nur innerhalb möglich |
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Ich kann die Ausrichtung der Beschriftung meines Säulendiagramms nicht außerhalb einstellen, es wird nur angeboten: Ende innerhalb, zentriert, Basis innerhalb. Woran liegt das?
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Die gewünschte zusätzliche Option Ende außerhalb ist nur bei gestapelten Säulen und Balken-Diagrammtypen möglich, nicht bei den gruppierten Typen. |
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A 002 Automatisiertes Diagramm-"Säubern" |
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Warum gibt es kein Makro, das die ersten Schritte des Diagramme-Säuberns erledigt? Dieses könnte sicherlich gut in das vorhandene Add-in integriert werden.
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Da nicht häufig komplett neue Diagramme angelegt werden, sondern mit Templates gearbeitet werden sollte, fällt diese Aufgabe auch verhältnismäßig selten an und ist deswegen bisher auch nicht automatisiert. |
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A 003 Diagramm-Voreinstellungen |
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Kann man bei Excel standardmäßig festlegen, dass bei Diagrammen nicht sichtbare Zellen immer gezeichnet werden sollen? Oder muss man das für jedes Diagramm immer einzeln definieren?
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Man muss es für jedes Diagramm einzeln definieren. Ausnahmen sind hier benutzerdefinierte Diagrammtypen, oder besser die von uns bevorzugten Diagramm-Template-Blätter bzw. -Mappen. |
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A 004 Kleine negative Säulen-Beschriftungen werden auf der positiven Seite angezeigt |
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Wenn ich ein Diagramm mit positiven und negativen Säulen habe, passiert es nach der Verknüpfung mit Powerpoint, dass die Beschriftungen von kleinen negativen Werten oft auf der positiven Seite angezeigt werden. Im Excel wird es jedoch richtig dargestellt.
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Dieses Problem tritt nicht nur in Verbindung mit einer PowerPoint-Verknüpfung auf. Sie lösen es am besten, indem Sie die Beschriftung mit einer extra Punkte-Datenreihe erstellen. |
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A 005 Variable Diagramm-Datenquellen |
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Wie kann ich die Größe des Zellbereichs, auf den das Diagramm zurückgreift, variabel gestalten, beispielsweise, um die Breite eines Säulendiagramms von extern zu verändern?
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Die Excel-Formel BEREICH.VERSCHIEBEN ist hier Teil der Lösung. Statt eines festen Bereichs (wie M1:T1, also [Bereich-Start]:[Bereich-Ende]) wird dieser dynamisch gestaltet: =M1:BEREICH.VERSCHIEBEN(L1; 0; [Bereich-Breite]). Diese Formel wird als Excel-Name erstellt. Dieser Name wird als Datenquelle im Diagramm verwendet.
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A 006 Excel stürzt beim Navigieren im Diagramm ab (bis XL 2003) |
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Wenn ich mit den Pfeiltasten (Cursor hoch, Cursor runter) im Diagramm navigiere, stürzt Excel an einer bestimmten Stelle ab.
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Der Grund kann hier eine Datenreihe mit verknüpfter Beschriftung sein. Blenden Sie hier alle Datenpunkte aus, indem Sie die X- oder die Y-Koordinaten auf #NV setzen, ist die Datenreihe nicht mehr wählbar. Versuchen Sie, per Pfeiltasten an die Position dieser Datenreihe zu navigieren, stürzt Excel ab. Als Lösung fügen Sie der Reihe einen unsichtbaren, aber nicht-NV-Dummy-Punkt hinzu oder Sie blenden aus, in dem Sie nicht #NV verwenden, sondern einen Wert außerhalb des sichtbaren Diagramm-Bereichs. Bei Säulendiagramm setzen Sie beispielsweise die X-Koordinate nicht auf #NV, sondern auf 0. Der Punkt verschwindet, weil ein Säulendiagramm erst bei +0,5 beginnt. Das funktioniert nur, wenn die Achse in dieser Richtung sich nicht automatisch vergrößern kann. |
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A 007 Erweitern von Templates |
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Ich habe eines Ihrer Seminar-Beispiele auf eine größere Spaltenanzahl erweitert. Jetzt stehen in den Beschriftungen der neuen Spalten im Diagramm falsche Werte.
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Es handelt sich wahrscheinlich um verknüpfte Beschriftungen im Diagramm. Die nach der Erweiterung neu entstandenen Beschriftungen müssen ebenfalls mit externen Zellen verknüpft werden. |
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A 008 Diagrammbeschriftungen mit Zellen verknüpfen |
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Wie kann ich erreichen, dass Beschriftungen von Diagramm-Datenreihen nicht die eingestellten Datenreihen-Größen (X, Y, ...) anzeigen, sondern einen extern von mir berechneten Wert?
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Sie können die einzelnen Beschriftungen mit Zellen verknüpfen, deren Wert und Zahlenformat von der Beschriftung wiedergegeben wird. Markieren Sie dazu jeweils das einzelne Beschriftungs-Objekt, drücken Sie die „=“-Taste, klicken auf die zu verknüpfende Zelle und schließen mit der Enter-Taste ab. |
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Einzelne Beschriftungen markieren Sie am besten, indem Sie zuerst die Beschriftungsreihe markieren und dann mit der Pfeil-rechts-Taste (→) zum entsprechenden Beschriftungs-Objekt navigieren.
Das wird mit dem Chart-Me Add-In mit der Funktion LINK vereinfacht. Hier markieren Sie die Beschriftungsreihe, rufen LINK→START-LINK auf und wählen dann alle zu verknüpfenden Zellen. |
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A 009 Ungewollte Umbrüche in Excel Diagramm-Beschriftungen |
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Beschriftungen in Diagrammen werden ab einer bestimmten Länge umgebrochen. Ich finde keine Option, mittels derer ein Umbruch vermieden werden kann. Was kann ich hier tun?
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Der Umbruch kann durch Formatieren nicht vermieden werden. Wenn die Beschriftungsbreite etwa 19% der Diagrammbreite überschreitet, gibt es zwangsläufig einen Umbruch. Hier kann man Abhilfe schaffen, indem man das ganze Diagramm auf ein Mehrfaches verbreitert und die sichtbaren Datenreihen anschließend wieder auf die ursprüngliche Breite skaliert. Bei einer Rubrikenachse geht das am besten durch Hinzufügen von Leerspalten und bei Punktediagrammen führt man einen X-Skalierungsfaktor ein.
Bei XL 2007 reicht es aus, nur die Diagrammfläche zu verbreitern und die Zeichnungsfläche wieder in die ursprüngliche Größe einzurasten. Weitere Skalierungsmaßnahmen sind dann nicht erforderlich. |
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A 010 Blätter kopieren mit Diagrammen und Namen als Datenquelle |
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Wenn ich in Excel-Diagrammen Namen als Datenquelle einsetze, werden diese Namen beim Kopieren des betreffenden Blattes in eine andere Mappe oder beim Duplizieren in derselben Mappe in die Basis Zahlenwerte aufgelöst. Wie kann ich das verhindern?
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Das ist ein bekannter Excel-Fehler. Ein Blatt mit Namen als Excel-Diagramm-Datenquelle muss folgendermaßen kopiert werden (innerhalb einer Mappe (A) oder in eine zweite Mappe (B)):
1. Mappe A speichern
2. Mappe A mit "speichern unter" als Mappe B speichern
3. Blatt in Mappe B umbenennen
4. Blatt in Mappe A oder eine andere Ziel-Mappe VERSCHIEBEN
5. Nur bei Excel 2007 und 2010: Ziel-Mappe speichern, schließen und neu öffnen
Achtung: Bei Excel 2007 und 2010 MUSS XLSX, XLSM oder XLSB-Dateiformat verwendet werden, nicht XLS!
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A 011 Achsengruppen und mehrere Diagramme |
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Ich habe die Primär- und die Sekundärachsengruppe belegt und bräuchte eine dritte Achsengruppe. Was tun?
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Stapeln Sie ein weiteres Diagramm mit transparentem Hintergrund über das vorhandene und sorgen Sie dafür, dass die Achsen (X und Y) genau gleich groß sind.
Beim Markieren eines Diagramms in Excel 97/2003 wird der transparente Hintergrund weiß und undurchsichtig. |
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A012 Balkendiagramme |
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Balkendiagramme sind durch das gegenüber Säulen gedrehte Koordinatensystem (X-senkrecht, Y-waagerecht) komplizierter zu handhaben als Säulendiagramme. Das liegt daran, dass Punkte in Balkendiagrammen kein gedrehtes Koordinatensystem haben und sich somit keine Achsengruppe mit Balken teilen können. Damit wird schnell notwendig, ein zweites Punkte-Diagramm über das Balkendiagramm zu legen. Geht das auch einfacher?
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Mit XL 2002 oder XL 2003 geht das einfacher. Hier kann das Diagramm als Säulendiagramm erstellt werden mit allen Beschriftungen um 90 Grad nach links gedreht. Dann wird es mit der Excel „fotografiert“ und das Kamera-Objekt um 90 Grad nach rechts gedreht. |
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Bei Versionen die älter sind als XL 2002, kann die Kamera nicht gedreht werden und bei XL 2007 funktioniert die Kamera nur stark eingeschränkt im Zusammenhang mit Diagrammen. |
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A 013 Kreuzdiagramme |
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Gehen Kreuzdiagramme in Excel zu erstellen?
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Unter Kreuzdiagrammen versteht man Diagramme, die mehrere Größenachsen (meist 2) haben und Punkte oder Blasen auf der Kreuzung der Koordinaten X, Y, ... darstellen. Die häufig verwendeten Säulen- oder Balkendiagramme haben nur eine Größenachse und eine Rubrikenachse mit diskreten Kategorien, die keinen Zahlenstrahl darstellt. |
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In Excel verwendet man hier (in der 2D-Fläche) den Diagrammtyp Punkt mit zwei Dimensionen oder den Diagrammtyp Blase mit dem Durchmesser als dritte Dimension. |
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A 014 Kamera verändert Diagramme |
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Ich habe eine Kamera erstellt, die ein Diagramm anzeigt. Jedesmal, wenn ich die Seitenansicht öffne oder drucke, wird die Zeichnungsfläche des mit der Kamera gezeigten Diagramms etwas niedriger. Was ist das für ein Effekt und wie vermeide ich ihn?
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Dies ist ein bekannter Fehler, der auftritt, wenn man ein Diagramm mit einer Kamera anzeigt und das Diagramm eine kritische Größe unterschreitet. Welche kritische Größe das ist, hängt vom eingestellten Standard-Druckertreiber ab und variiert von Rechner zu Rechner. Sie vermeiden den Effekt, indem Sie das Diagramm n-fach vergrößern. Meistens reicht verdoppeln aus, man muss das testen. Die Schriftgröße wird auch n-fach vergrößert. Dann erzeugt man die Kamera auf den entsprechend größeren Bereich und verkleinert diese anschließend wieder auf die Vorher-Größe auf 1/n. |
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A 015 Rot-Grün-Abweichungen seitlich versetzt anzeigen |
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Wie bekomme ich es hin, die Abweichungs-Säulen oder -Balken seitlich versetzt darzustellen?
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Erstellen Sie hierfür ein zweites Diagramm, das die gleiche Größe und die gleiche Achsenskalierung hat wie das erste Diagramm. Machen Sie die Zeichnungs- und die Diagrammfläche transparent und legen das zweite Diagramm entsprechend verschoben über das erste Diagramm. |
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Das geht besonders gut, wenn Sie das zweite Diagramm erst mit der Alt-Taste genau über dem ersten Diagramm einrasten und dann das Diagramm erneut mit gedrückter Shift-Taste anklicken und es mit einer der Pfeil-Tasten pixelweise an die passende Position verschieben. |
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A 016 Verzerrte Grafiken in Diagrammen bei PowerPoint-Verknüpfung |
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Wenn ich in Diagrammen in Excel 2007 Grafiken wie Pfeile oder Ellipsen an Punktediagramme einfüge, werden diese bei der Verknüpfung mit PowerPoint stark verzerrt dargestellt.
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Das ist ein grundsätzlich ungelöstes Problem in Office 2007. Pfeile werden in 2007 stattdessen aus 2 Punkten (Anfangs- und Endpunkt) und Verbindungslinie mit Pfeilspitze (neu in 2007) erstellt. Ellipsen werden aus vielen Punkten mit Verbindungslinien nachgezeichnet. |
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A 017 ---- |
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A 018 Punkte sind in 2003 ausgeblendet und in 2007 sichtbar |
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Ich habe Diagramme mit XL 2003 erstellt, in denen ich Beschriftungen und Grafiken mit Punktediagrammen umgesetzt habe. Um den Excel-Absturz mit #NV zu vermeiden, habe ich die X-Koordinaten zum Ausblenden statt auf #NV auf -1 gesetzt. In XL 2007 ist jetzt der Diagrammrand links breiter als vorher und die ausgeblendeten Punkte sind am linken Rand sichtbar.
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In 2007 ist das Minimum der X-Achse als Textachse links nicht fest sondern automatisch verkleinerbar. Da es in XL2007 den #NV-Absturz nicht mehr gibt, arbeitet man hier entsprechend zum Ausblenden von Punkten mit #NV. |
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A 019 Speicherort der Farbdesigns in XL 2007 |
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Wo finde ich im Dateisystem die Farbdesigns von Office 2007?
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Das sind XML-Dateien, die standardmäßig in C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors zu finden sind. |
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A 020 Extrem lange Berechnungszeit bei Verwendung der Zeitachse in XL 2007 |
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Ich habe ein Diagramm mit einer Zeitachse erstellt und die Zeit der Neuberechnung ist sehr lang (mehrere Minuten). Woran liegt das?
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Bei Verwendung der Zeitachse ist zu beachten, dass Punktediagramme nicht durch Ausblenden (mit #NV) der X-Koordinate unsichtbar gemacht werden dürfen, sondern nur mit der Y-Koordinate. Sonst kann man nach Beenden der sehrt langen Rechenzeit beobachten, dass das Maximum der Achse auf 32000 steht. |
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A 021 Verwendung der Zeitachse in XL 2007 |
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Warum wird in den Seminarbeispielen nach Sommer 2008 fast vollständig auf die Zeitachse verzichtet? Was ist der Ersatz?
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Die Skalierung entlang der Rubrikenachse wird jetzt mit BEREICH.VERSCHIEBEN vorgenommen. In den aktuellen Beispielen wird die Zeitachse nur noch verwendet, um aus einem Flächendiagramm ein Säulendiagramm mit Säulen unterschiedlicher und variabler Breite zu erstellen.
Der Grund ist ein Fehler bei XL 2007. Verwendet man hier die Zeitachse, können Punkte im selben Diagramm nur noch genau auf die Zeitintervallgrenzen platziert werden, nicht mehr dazwischen. |
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A 022 Verknüpfte Beschriftungen in XL 2007 |
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Ich habe ein Excel-Blatt mit einem Diagramm, das verknüpfte Beschriftungen enthält, innerhalb der Arbeitsmappe dupliziert. Im neuen Blatt verweisen die verknüpften Beschriftungen immer noch auf das alte Herkunftsblatt.
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Das ist ein bekannter XL 2007-Fehler. Kopieren Sie das Blatt stattdessen in eine andere Mappe, benennen es dort um und kopieren es dann wieder in die Ausgangsmappe. |
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A 023 Excel-Kamera bei XL 2007 |
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Ich erstelle eine Excel-Kamera in XL 2007, die ein Diagramm anzeigt, indem ich die Zellen hinter dem Diagramm markiere, kopiere und am Ziel mit Start-Einfügen-Als Bild-Verknüpfte Grafik einfügen als sogenannte Excel-Kamera einfüge. Beim Neuberechnen oder erneutem Öffnen der Arbeitsmappe ist die Kamera weiß. Woran liegt das?
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Das ist ein bekannter XL 2007-Fehler. Kameras auf Diagramme werden (meistens) leer, wenn die Diagramme zum Zeitpunkt des Berechnens nicht sichtbar sind. Aus diesem Grund muss in 2007 bis auf weiteres auf die Kamera verzichtet werden, sobald diese ein Diagramm anzeigen soll. |
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Neuer Workaround!
Wenn das Diagramm außerhalb des sichtbaren Bereichs ist, dann vergrößern Sie einfach die äußere Diagrammfläche, so dass diese bis in den sichtbaren Bereich hineingeht. Verkleinern Sie dann die innere Zeichnungsfläche wieder auf die ursprüngliche Größe.
Tipp: Hier kann (seit XL2007) auch mit der ALT-Taste das Einrasten aktiviert werden.
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A 024 Rot-Grün-Diagramme in XL 2007 |
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Funktioniert der Trick mit Invertieren falls negativ für Rot-Grün-Diagramme in Excel 2007 noch?
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Nein, dieser Trick funktioniert in Excel 2007 nicht mehr. Mehrfarbige Datenreihen erstellen Sie am besten, indem Sie pro darzustellende Farbe eine separat gesteuerte Datenreihe verwenden. |
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A 025 Schraffuren XL 2007 |
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Wie kann ich in Excel 2007 Flächen wie Diagrammsäulen schraffieren?
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Schraffuren sind in Office-2007-Diagrammen weggelassen worden. Wahrscheinlich zugunsten von Flächenfüllungen. Man kann Schraffuren entweder über VBA hinzufügen oder das Excel Add-In von Andy Pope herunterladen unter http://www.andypope.info/charts/patternfills.htm und verwenden. |
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A 026 Höhere Darstellungsqualität in PowerPoint |
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Wie kann ich die Darstellungsqualität bei der OLE-Verknüpfung von xls nach ppt - vor allem bei Schriften - verbessern? |
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Viele Office-Nutzer kennen das Problem: Von Excel nach PowerPoint verknüpfte Schriften sehen in PowerPoint etwas "holprig" aus - die Buchstaben laufen nicht mehr so gut, wie sie in Excel gelaufen sind.
Hier die Lösung:
Zuerst wird in Excel die Diagrammgröße verdoppelt, ebenso wird in Excel die Schriftgröße verdoppelt.
Dann wird der Zellbereich hinter dem Diagramm per OLE nach PowerPoint verknüpft.
Die Verlinkung wird anschließend auf 50% verkleinert, um in ppt wieder die Originalgröße zu erhalten. Damit werden die Verzerrungen, die vor allem bei der Beschriftung auftreten, stark verringert.
Das kann man weiter verbessern, indem man mit vierfacher oder achtfacher Diagrammgröße arbeitet.
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A 027 Höhere Darstellungsqualität bei der Excel-Kamera |
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Wie kann ich die Darstellungsqualität - vor allem Verzerrungen und "Holprigkeiten" bei der Schrift - bei Verwendung der Excel-Kamera (innerhalb von Excel) verbessern? |
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Viele Kamera-Nutzer kennen das Problem: Unsauberkeiten bei der Positionierung und schlecht laufende Schriften.
Die Lösung des Problems ist die gleiche wie bei der Verknüpfung mit Powerpoint (FAQ 026): Zunächst das Diagrammoriginal und die dazu gehörenden Schriften vergrößern (beispielsweise 200%) und dann das Kamerabild in entsprechender Verkleinerung (in diesem Beispiel 50%) verwenden.
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A 028 Größere Symbole und dickere Striche bei Excel 2007 und 2010 |
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Bei Excel 2007 und 2010 gibt es ein seltsames Diagramm-Darstellungsproblem: Punkt-Symbole sehen beim Zoom von etwa 100% deutlich größer aus als bei Excel 2003.
Erst bei großen Zooms gleicht sich die Symbolgröße an die Darstellung in Excel 2003 an.
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Dieses Phänomen ist besonders deutlich, wenn die Symbole außen einen Rahmen haben. Das ist bei Excel 2003 die Vordergrundfarbe und bei Excel 2007 und 2010 die Markierungslinienfarbe.
Setzt man diese Rahmenfarbe auf "keine Farbe", dann ist dieser Effekt vernachlässigbar.
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A 029 Navigieren durch mehrere übereinanderliegende Diagramme |
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Ich habe für ein umfangreiches Diagramm 12 Einzeldiagramme übereinandergelegt und mit ALT entsprechend einheitlich positioniert.
Gibt es eine Tastenkombination, wie ich einfach zwischen den einzelnen Diagrammen hin und herspringen kann, ohne immer wieder alle manuell auseinanderzuschieben? |
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Die Lösung:
Zuerst in eine Zelle klicken, so dass kein Diagramm markiert ist.
Dann:
- Bis XL 2003 das obere Diagramm mit gedrückter SHIFT-Taste anklicken
- Ab XL 2007 das obere Diagramm mit gedrückter STRG-Taste anklicken
Mit der TAB-Taste kann zwischen den Diagrammen gewechselt werden (SHIFT-TAB geht rückwärts).
Im Excel-Namensfeld wird der Diagramm-Name angezeigt. Ist noch kein eigener Diagramm-Name vorhanden, sollte er hier zur besseren Navigation zugewiesen werden.
- Bis XL 2003 muss man das zu bearbeitende Diagramm zum Bearbeiten verschieben.
Das geht am besten mit den Pfeiltasten und eingeschalteter Funktion „Am Raster ausrichten“.
Diese kann (beim deutschen Excel) mit ALT – ZUR ein- und ausgeschaltet werden.
Nach dem Bearbeiten einfach wieder mit den Pfeiltasten zurückschieben.
Achtung: Hierbei rastet immer nur die Diagrammkante ein, die in Fahrtrichtung zeigt.
- Ab XL 2007: Alle Diagramme außer dem zuerst angeklickten sind beim Aktivieren mit TAB im Bearbeiten-Modus.
Es kann gleich beim Erreichen des richtigen Diagramms mit den Pfeiltasten durch die Diagrammelemente navigiert werden.
Will man das selektierte Diagramm verschieben, muss man es am dicken Außenrand mit der Maus verschieben oder erneut mit gedrückter STRG-Taste anklicken und dann mit den Pfeiltasten verschieben.
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B EXCEL ALLGEMEIN
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B 001 AutoFilter |
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Kann man bei einem AutoFilter das Selektionskriterium in ein Feld schreiben?
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Sie können in Excel einen AutoFilter mit externen Werten versehen, und zwar mit Daten-Filter-Spezialfilter. |
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B 002 Dezimaltrennzeichen |
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Ich kann aus Werten in Zellen mit einer Formel kein Ergebnis berechnen. Die Rechenformel zeigt immer #WERT an.
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Möglicherweise haben Sie in einer Zelle, die in der Berechnung verwendet wird, ein falsches Dezimaltrennzeichen eingegeben, etwa einen Punkt statt ein Komma. Die Zelle wird dann als Text interpretiert. |
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B 003 Zahlenformat Text |
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Ich kann aus Werten in Zellen mit einer Formel kein Ergebnis berechnen. Die Rechenzelle zeigt immer die Formel statt des Ergebnisses an.
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Die Rechenzelle hat möglicherweise das Zahlenformat Text. Ändern Sie das Zahlenformat in ein anderes Format, etwa in Standard. Anschließend müssen Sie noch die Formel bearbeiten (F2) und mit Enter abschließen. |
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B 004 Excel-Kamera |
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Was ist die Excel-Kamera?
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Eine Grafik, die einen Zellbereich als Abbild anzeigt und Änderungen beim Neuberechnen aktualisiert. |
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Die Kamera kann nur aus kopierten Zellen erstellt werden, nicht aus Diagrammen. Die Kamera zeigt jedoch Grafiken und Diagramme an, die auf dem kopierten Zellbereich liegen.
Die Kamera funktioniert nur innerhalb von Excel. |
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B 005 Excel-Kamera erstellen |
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Wie erstelle ich eine Excel-Kamera?
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Markieren Sie den Zellbereich, der fotografiert werden soll und kopieren ihn in die Zwischenablage.
In Excel 2003: Markieren Sie eine Zelle im Ziel-Bereich, klicken bei gedrückter Shift-Taste auf das Bearbeiten-Menü und wählen "Verknüpftes Bild einfügen".
In Excel 2007: Markieren Sie eine Zelle im Ziel-Bereich und wählen Sie im Menü Start-Einfügen-Als Bild-Verknüpfte Grafik einfügen. |
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Die Kamera-Objekte sollten immer auf 100% skaliert sein, da sonst eine undefinierte Schriftgröße entsteht. Wenn Breite und Höhe unterschiedlich skaliert werden, wird das ganze Bild und besonders auch wieder die Schrift verzerrt. |
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B 006 Von Excel nach PowerPoint verknüpfen |
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(Überarbeitet 7.1.2010 RH)
Wie kann ich in Excel erstellte Tabellen, Diagramme oder ganze Schaubilder in PowerPoint präsentieren?
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Indem Sie den entsprechenden Zellbereich aus Excel in PowerPoint als Verknüpfung einfügen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Verknüpfen Sie hier - wie bei der Excel-Kamera – nur Zellbereiche. Wichtig ist, dass Sie die Bereiche in PowerPoint in 100%-Größe anzeigen. Sonst wird vor allem die Schriftgröße in PowerPoint undefiniert und möglicherweise auf jeder Folie unterschiedlich groß.
Um das zu erreichen, müssen Sie den Excel-Bereich genauso groß machen wie die zur Verfügung stehende PowerPoint-Fläche. Als Beispiel wird die PowerPoint Standard-Bildschirmpräsentation im 4:3 Format betrachtet. In PowerPoint kann die Foliengröße nachgeschlagen werden unter (2003: Datei→Seite einrichten, 2007: Entwurf→Seite einrichten).
Hier steht standardmäßig 25,4 mal 19,05 cm - das entspricht 10 mal 7,5 Zoll.
Ausgabegeräte wie Bildschirme und Drucker haben ein Verhältnis, wieviele Pixel in einen Zoll passen, nämlich Dots Per Inches=DPI. In den Grafikeinstellungen kann man diese Einstellung nachlesen. Die meisten Systeme haben hier 96 DPI. Hiermit kann man die Zoll-Maße multiplizieren und damit in Pixel umrechnen: Bei 96 dpi und 10 mal 7,5 Zoll sind dies 960 x 720 Pixel.
Um ein Excel-Bild für PowerPoint in dieser Größe zu dimensionieren, erstellt man ein Zeilen- und Spaltenraster, das in der Summe 960 Pixel breit und 720 Pixel hoch ist. Zeilen und Spalten kann man in Pixel einstellen, indem man die Höhe oder Breite in den Zeilen- und Spaltenköpfen mit der Maus verändert. Ein Tooltip zeigt beim Ziehen die aktuelle Pixel-Größe an. Um diese Aufgabe zu erleichtern, gibt es die SIZE-Funktion im von uns entwickelten Chart-Me Add-In. Sie können eine Testversion von http://itbuero.gerths.de/download/chart-me/ herunterladen.
Wenn Sie einen Zellbereich in Excel von der Größe 960 mal 720 Pixel erstellt haben, verknüpfen Sie ihn folgendermaßen mit PowerPoint:
(1) Markieren Sie dem Zellbereich in Excel und kopieren diese in die Zwischenablage.
(2) Öffnen Sie in PowerPoint die entsprechende Präsentation oder legen Sie eine neue Seite an.
(3) Fügen Sie den kopierten Bereich aus Excel folgendermaßen in diese Seite ein:
2003: Bearbeiten→Inhalte einfügen→Verknüpfung einfügen→Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt
2007: Start→Einfügen→Inhalte einfügen→Verknüpfung einfügen→Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt
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(4) Direkt nach dem Einfügen des verknüpften Excel-Bildes müssen Sie in PowerPoint auf dieses Bild rechtsklicken und Verknüpfung aktualisieren ausführen. Dies wird häufig vergessen, aber erst dann lässt sich die Größe der Verknüpfung einstellen, ohne sich beim nächsten Aktualisieren wieder zu ändern.
(5) Danach nochmals auf die Verknüpfung in PowerPoint rechtsklicken, Objekt Formatieren→Größe→Zurücksetzen (also auf 100 %) einstellen.
(6) Wenn alles richtig gemacht wurde, kann das xls-Bild pixelgenau auf die Ecken des ppt-Bildes eingerastet werden.
(7) Hinweis: Wenn Corporate Design-Elemente in PowerPoint berücksichtigt werden sollen, so muss Excel natürlich an diesen Stellen transparente Flächen aufweisen
(8) Hinweis 2: Wenn PowerPoint-Bilder andere Formate als das oben genannte haben sollen - beispielsweise A4 - so gelten natürlich andere Pixelwerte.
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B 007 Diagramme in PowerPoint erstellen |
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Wie kann ich Diagramme in PowerPoint erstellen? |
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Um in PowerPoint anspruchsvolle Schaubilder mit Diagrammen zu erstellen, empfiehlt es sich, diese in Excel zu erstellen und dann nach PowerPoint zu verknüpfen.
Es gibt zwei Gründe, die dafür sprechen:
1. Excel-Schaubilder können so gestaltet werden, dass sich diese dynamisch datengetrieben aktualisieren und an externe Datenquellen angeschlossen werden können.
2. Excel-Diagramme bieten deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten als diese in PowerPoint.
Wenn nur die PowerPoint-Präsentation geöffnet wird, ohne dass die verknüpften Excel-Mappen verfügbar sind, dann werden die Bilder so angezeigt, wie sie in PowerPoint zuletzt abgespeichert wurden.
Die Verknüpfung von Excel nach PowerPoint bedeutet speziell bei Diagrammen, dass von Excel eine Vektorgrafik nach PowerPoint kopiert wird, die die Informationen beinhaltet, um sich aktualisieren zu können.
Praktisch empfiehlt es sich hier, Excel- und PowerPoint-Dateien in einem Ordner abzulegen.
Beim Verknüpfen spielt die Office-Version eine wesentliche Rolle. Bei Office 2007 gibt es erhebliche Qualitätsverluste bei jeder Art von OLE-Verknüpfung. Wir empfehlen daher – wenn möglich – den Umstieg von Office 2003 direkt auf 2010.
Hat man die Excel-Quellen zur Verfügung, kann man Excel-Änderungen in PowerPoint automatisch aktualisieren.
Diese Vorgehensweise bietet sich besonders für wiederkehrende Quartals- oder Monatsberichte an. Wenn der Bericht gut vorbereitet wird, kann die monatliche Änderung mit minimalem Arbeitsaufwand erledigt werden.
Aus unserer Sicht gibt es keinen Nachteil gegenüber der Erstellung von Diagrammen direkt in PowerPoint. |
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B 008 Gitternetzlinien |
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Wie kann ich in Excel Gitternetzlinien ein- und ausblenden?
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In Excel 97/2003 entweder mit Extras→Optionen→Ansicht→Gitternetzlinien oder über den entsprechenden Button in der Symbolleiste Formular.
In Excel 2007/10 gibt es Ansicht→Einblenden/Ausblenden→Gitternetzlinien. |
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B 009 Chart-Me Add-In unter XL 2007 |
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Ich habe die aktuelle Chart-Me Version unter 2007 eingebunden, es passiert aber rein gar nichts. Ist es mit 2007 überhaupt kompatibel?
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Das Add-In funktioniert schon in 2007. Er erscheint in Excel 2007 in der Menüleiste unter Add-Ins als Werkzeugleiste. |
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B 010 Rahmen bei Kamera und PowerPoint-Verknüpfung sind versetzt |
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Wenn ich ein Diagramm mit einer Excel-Kamera darstelle oder es nach PowerPoint verlinke, ist der Diagramm-Rahmen einige Pixel nach innen versetzt und es wird außen ein Rand angezeigt, der eigentlich nicht zu sehen sein dürfte.
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Hier darf man keine Diagrammrahmen verwenden, sondern Zellrahmen. Diese passen genau und werden nicht versetzt. |
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B 011 Benutzerdefinierte Zahlenformate |
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Was bedeutet das von Ihnen verwendete benutzerdefinierte Zahlenformat [>80]0;-0;"" ?
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Benutzerdefinierte Zahlenformate können aus maximal vier durch Semikolons getrennten Segmenten bestehen. Das erste Segment (hier [>80]0) ist zuständig für positive Zahlen, das zweite (hier -0) für negative, das dritte (hier "") für Nullwerte und das vierte (hier nicht verwendet) für Texte. [>80] ist hier eine Bedingung, die positive nur Zahlen größer als 80 anzeigt und alle anderen positiven Zahlen ausblendet. "" im dritten Segment zeigt Nullwerte generell als leere Zeichenfolge an - also gar nicht. |
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B 012 Excel-Vorlagen als Standard – wie Normal.dot in Word |
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Kann ich in Excel eine Vorlage definieren, die automatisch als Basis für jede neu erstellte Arbeitsmappe dient, analog zur Normal.dot in Word?
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Ja, das geht. Erstellen Sie eine Arbeitsmappe mit den gewünschten Inhalten und speichern sie als Dateityp .xlt (XL 2003), bzw. .xltx (XL 2007, ohne Makros) oder .xltm (XL 2007 mit Makros).Der Dateiname muss Mappe lauten (engl. Version Book), in XL 2003 also Mappe.xlt und in XL 2007 Mappe.xltx oder Mappe.xltm. Es gibt zwei verschiedene Speicherorte für diese Vorlage, einen Windows-benutzerspezifischen und einen für alle Benutzer:
Windows XP:
Alle Benutzer: C:\Programme\Microsoft Office\Office12\XLSTART und
Bestimmter Benutzer: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLSTART
Windows Vista:
Alle Benutzer: C:\Programme\Microsoft Office\Office12\XLSTART und
Bestimmter Benutzer: C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
Die Office[n]-Verzeichnisse haben die Versionsnummer der Office-Version angefügt. Dies hat folgende Bedeutung:
Office10: Office 2002 = Office XP
Office11: Office 2003
Office12: Office 2007
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